Como escribir adecuadamente un correo electrónico.
El correo electrónico es una herramienta bastante útil al momento de trabajar, enviar y reenviar información importante, además de que permite generar evidencia del proceso y avance sobre algún trabajo, conjuntamente los documentos se pueden almacenar ya sea como copia o almacenados en una plataforma de almacenamiento en la nube que suele venir con el correo electrónico, es por ello por lo que en este documento nos centraremos como escribir y hacer un buen uso del correo electrónico.
Mensajes Instantáneos vs Correo Electrónico
En los últimos años el uso de mensajería instantánea se ha hecho notar, dejando un poco a poco de lado al correo electrónico, es frecuente ver que muchos negocios emplean cada vez más plataformas de mensajería instantánea, sin embargo, ambos tienen fines diferentes y no debe confundirse ni mezclase para que sirve cada herramienta.
Como destacan Carretero (2018) y Sanchis (2021), los mensajes instantáneos se emplean para comunicaciones rápidas, tal vez para confirmar un dato, dar un visto bueno que no requiera mucho tiempo, etc. Pero no está pensado con el fin de permitir la organización, y documentación, dado que a que en este tipo de aplicaciones es fácil perder la información contenida en un mensaje o un documento, resultando esta última herramienta informal.
Por otra parte, el correo electrónico brinda la posibilidad de filtrar correos (por remitente, asunto, fecha, etc.), crear “reglas” para que determinados correos se almacenen en una carpeta establecida, haciendo más fácil la búsqueda (Carretero, 2018). Es por ello por lo que para una comunicación adecuada y formal se recomienda el uso del correo, garantizando una comunicación eficaz siempre y cuando se le dé un uso correcto.
Es por ello por lo que aquí destacaremos las partes más importantes del correo electrónico al momento de escribir un correo.
¿Qué es un correo electrónico?
El correo electrónico, también conocido como e-mail, es un servicio que hace uso de la red para enviar y recibir mensajes a uno o más destinarios; siempre y cuando el remitente como el destinatario tengan una cuenta de correo (Pérez, 2021) independientemente de si es el mismo proveedor para ambos.
El correo electrónico puede incluir no solo texto si no también archivos adjuntos como imágenes, documentos, etc.
¿Cómo funciona?
Como se ha mencionado antes, los correos electrónicos se transmiten por medio de la red, para ello se requiere referir la dirección de correo del destinatario (de una manera análoga al de la carta postal la cual requiere la dirección domiciliaria del destinatario).
Cuando se envía un mensaje vía correo electrónico, este llega al buzón del destinatario donde se guarda de manera automática para que sea leído por el destinatario cuando abra el mensaje (Pérez, 2021).
Partes del correo electrónico
El correo electrónico consta de diferentes partes que a su vez se pueden dividir en otras (Montagud Rubio, s.f.), aquí hablaremos de sus partes de modo general, más adelante veremos algunas buenas prácticas para redactar un correo. Las partes principales son:
Encabezado
El encabezado se conforma de la cuenta del remitente, destinatario(s), se encuentra en la parte superior de la ventana de escritura del correo.
- Remitente: El remitente es quien envía el mensaje, suele destacarse con la etiqueta “De:”, si el correo en el que escribe tiene “alias” podrá escoger que correo será el remitente, de caso contrario vendrá la cuenta principal del correo.
- Destinatario: El destinatario es a quien va dirigido el mensaje, suele indicarse con la parala “Para:”, aquí se pondrá la dirección o direcciones de correo de quien recibirá el mensaje. El correo del destinatario se debe escribir correctamente. En el apartado de destinatario suele encontrarse las opciones “CC” y “CCO”, siendo estas optativas, sirven para enviar una copia del correo donde:
- CC. Significa Con Copia, los correos colocados en este apartado serán visibles para todos quienes reciban el correo, esto se debe usar solo cuando otra persona debe dar por enterado el correo a otra persona.
- CCO. Significa Con Copia Oculta, los correos colocados en este apartado no serán visibles para quienes reciban el correo, esta es una opción para guardar la privacidad de los destinatarios, recuerde que no debe proporcionar el correo de nadie mas sin su consentimiento (Zumeta, 2019; Universidad de Cantabria, s.f.)
- Asunto: El asunto debe mostrar una síntesis del correo redactado. Como lo señala Montagud Rubio (s.f.), se puede decir que es un titulo o tema, por lo cual debe ser breve, claro y conciso, esto permitirá que la persona quien reciba el correo tenga conocimiento de que trata el correo antes de abrirlo y su importancia. Algunos ejemplos son:
- “Importante: Cambio de fecha del examen de inglés”, dentro del correo se puede encontrar la explicación de porque cambio la fecha, el nuevo día, horario, etc.
- “Español: Tarea 1”, este asunto hace mención a la tarea 1 de la materia de español, donde dentro del correo puede o bien estar la tarea adjunta o la información de donde se encuentra la tarea.
- “Entrega semanal 1 de notas de óptica”, este asunto destaca de un correo que se espera con cierta frecuencia de tiempo (semanal), para notas de una materia en especial.
- Note que el asunto no debe contener ningún tipo de saludo, ni ser muy grande, también se debe cuidar la ortografía y el uso de mayúsculas o minúsculas.
"Note que el asunto no debe contener ningún tipo de saludo, ni ser muy grande, también se debe cuidar la ortografía y el uso de mayúsculas o minúsculas"
Mensaje
Después del encabezado nos encontramos con la parte indicada para escribir nuestro el contenido del correo y adjuntar archivos en caso de ser necesario, las partes importantes de este apartado son:
- Cuerpo del mensaje: El cuerpo es la redacción del mensaje, y puede ser tan extensa como se desee. Aquí se escribirá el motivo por el cual se envía el correo electrónico.
- Barra de herramientas de edición: La barra de opciones permite cambiar el tamaño de la letra, color, tipo de fuente, subrayar, poner en negrita, etc.
- Archivos adjuntos: Los correos pueden ir acompañados de algún documento, imagen, etc. Los cuales podrán ser descargados por el destinatario, los archivos suelen tener un limite de espacio, por lo que se debe prestar atención a este punto de sobrepasarse podría enviarse mas de un correo o usarse un servicio de alojamiento de archivos en la nube.
Aspectos elementales para escribir un correo
En esta parte destacaremos e indicaremos los detalles fundamentales que no se deben pasar por alto al momento de escribir un correo.
Reenviar, responder o nuevo correo
Tenga en cuenta cuando se debe reenviar, responder o escribir un nuevo correo. Si se inicia una nueva conversación de debe crear un nuevo e-mail, si se responderá un correo sobre un tema ya establecido, responda sobre el correo recibido, cuide de no responder en un correo con tema diferente, si le llego un correo y debe compartirlo con alguien más, entonces reenvié el e-mail.
Destinatario
Envíe el correo solo a las personas que sean necesarias y trate siempre de conservar la privacidad de quienes así lo deseen (Zumeta, 2019).
Asunto
Aunque parezca repetitivo este tema es importante siempre escriba un asunto, que sea breve y descriptivo, dejar este espacio en blanco, supone una falta de cortesía (Universidad Austral de Chile, s.f.).
Estilo
Debe adaptar la forma de redacción al destinatario. Modere su lenguaje y forma de escritura, escribir todo en mayúscula comúnmente implica gritar, evite mal entendidos; no haga uso de “emojis” en un mensaje formal, ni fondos, evite que el mensaje se vea sobrecargado con negritas, subrayados o resaltados, procure en todo momento el mismo tipo y tamaño de fuente para el texto. Además, escriba siempre correctamente cuidando la ortografía y la gramática. (Universidad Austral de Chile, s.f.; Universidad de Cantabria, s.f., Zumeta, 2019).
Cuerpo del mensaje
- Saludo: Como indica Montagud Rubio (s.f.) El saludo siempre debe colocarse para un correo formal, las expresiones a utilizar irán de acuerdo con el tipo de destinatario a quien nos dirigimos. Algunas expresiones son:
- Distinguidos/as Señores/as
Estimado/a Presidente/a
Apreciado/a Sr./Sra.
Saludos, …
Buenos días/tardes/noches
- Distinguidos/as Señores/as
- Contenido del mensaje: Después del saludo se debe explicar el motivo del correo, escribiendo lo más importante primero, si bien no hay un límite sobre que tan extenso debe ser, para un correo formal sea breve y no de vueltas al asunto. Siempre cuide la gramática, respete todos los signos de puntuación, vigile la ortografía y demás aspectos de adecuación. (Montagud Rubio, s.f.; Zumeta, 2019).
- Despedida: Para terminar, coloque una despedida al final, esta debe darse de manera formal y acoplarse al contenido del correo y a quien se dirige (Montagud Rubio, s.f.). Algunos ejemplos son:
- De antemano, gracias.
Saludos cordiales
Cordialmente,
Sinceramente,
Gracias por su tiempo.
Hasta pronto.
Mis mejores deseos.
- De antemano, gracias.
"Para despedirse se recomienda colocar el nombre del remitente, aunque si el correo se trata de una respuesta puede no ser necesario, o si e intercambian correos constantemente"
- Firma: En la parte inferior se puede colocar de forma optativa una firma, estas suelen servir como una tarjeta de presentación, por lo que suele estar más relacionada a empresas.
