Aspectos elementales para escribir un correo
En esta parte destacaremos e indicaremos los detalles fundamentales que no se deben pasar por alto al momento de escribir un correo.
Reenviar, responder o nuevo correo
Tenga en cuenta cuando se debe reenviar, responder o escribir un nuevo correo. Si se inicia una nueva conversación de debe crear un nuevo e-mail, si se responderá un correo sobre un tema ya establecido, responda sobre el correo recibido, cuide de no responder en un correo con tema diferente, si le llego un correo y debe compartirlo con alguien más, entonces reenvié el e-mail.
Destinatario
Envíe el correo solo a las personas que sean necesarias y trate siempre de conservar la privacidad de quienes así lo deseen (Zumeta, 2019).
Asunto
Aunque parezca repetitivo este tema es importante siempre escriba un asunto, que sea breve y descriptivo, dejar este espacio en blanco, supone una falta de cortesía (Universidad Austral de Chile, s.f.).
Estilo
Debe adaptar la forma de redacción al destinatario. Modere su lenguaje y forma de escritura, escribir todo en mayúscula comúnmente implica gritar, evite mal entendidos; no haga uso de “emojis” en un mensaje formal, ni fondos, evite que el mensaje se vea sobrecargado con negritas, subrayados o resaltados, procure en todo momento el mismo tipo y tamaño de fuente para el texto. Además, escriba siempre correctamente cuidando la ortografía y la gramática. (Universidad Austral de Chile, s.f.; Universidad de Cantabria, s.f., Zumeta, 2019).
Cuerpo del mensaje
- Saludo: Como indica Montagud Rubio (s.f.) El saludo siempre debe colocarse para un correo formal, las expresiones a utilizar irán de acuerdo con el tipo de destinatario a quien nos dirigimos. Algunas expresiones son:
- Distinguidos/as Señores/as
Estimado/a Presidente/a
Apreciado/a Sr./Sra.
Saludos, …
Buenos días/tardes/noches
- Distinguidos/as Señores/as
- Contenido del mensaje: Después del saludo se debe explicar el motivo del correo, escribiendo lo más importante primero, si bien no hay un límite sobre que tan extenso debe ser, para un correo formal sea breve y no de vueltas al asunto. Siempre cuide la gramática, respete todos los signos de puntuación, vigile la ortografía y demás aspectos de adecuación. (Montagud Rubio, s.f.; Zumeta, 2019).
- Despedida: Para terminar, coloque una despedida al final, esta debe darse de manera formal y acoplarse al contenido del correo y a quien se dirige (Montagud Rubio, s.f.). Algunos ejemplos son:
- De antemano, gracias.
Saludos cordiales
Cordialmente,
Sinceramente,
Gracias por su tiempo.
Hasta pronto.
Mis mejores deseos.
- De antemano, gracias.
"Para despedirse se recomienda colocar el nombre del remitente, aunque si el correo se trata de una respuesta puede no ser necesario, o si e intercambian correos constantemente"
- Firma: En la parte inferior se puede colocar de forma optativa una firma, estas suelen servir como una tarjeta de presentación, por lo que suele estar más relacionada a empresas.
